El tiempo es uno de los recursos más valiosos para cualquier asesoría. Sin embargo, en el día a día es habitual que las tareas urgentes, la atención a clientes y los imprevistos acaben ocupando más horas de las deseadas. ¿El resultado? Jornadas eternas, sensación de no llegar a todo y dificultad para crecer o innovar.
La buena noticia es que la tecnología y una gestión eficiente del tiempo pueden ayudarte a ganar horas cada día. No se trata de trabajar más, sino de trabajar mejor. En este artículo te damos las claves para optimizar tu tiempo y el de tu equipo.
El problema del tiempo en las asesorías
En una asesoría se mezclan tareas muy variadas: trámites administrativos, análisis fiscal, atención a clientes, reuniones internas, actualizaciones normativas, etc. Muchas de estas tareas son repetitivas, otras requieren concentración y otras dependen de terceros (clientes, organismos públicos…).
Cuando no hay una planificación clara y las herramientas de trabajo no están optimizadas, el tiempo se diluye. Y lo que podía hacerse en una hora acaba ocupando dos o tres.
Por eso, una buena gestión del tiempo no solo mejora la productividad, sino que también reduce el estrés y mejora la calidad del servicio.
Trucos para ganar tiempo cada día en tu asesoría
1. Planificación semanal con enfoque estratégico
Empieza la semana con una reunión breve de planificación. Establece prioridades, revisa los plazos importantes y reparte las tareas según la carga de trabajo real de cada persona.
Con herramientas como Goal360, puedes ver todas las tareas del equipo en un único panel, asignarlas fácilmente y asegurarte de que cada persona sabe qué tiene que hacer y para cuándo.
2. Automatiza todo lo que puedas
Si una tarea se repite, automatízala. Algunos ejemplos:
-
Generación de recordatorios para vencimientos.
-
Envío automático de partes de trabajo o comunicaciones a clientes.
-
Organización de documentos en carpetas predefinidas.
-
Reportes de tiempos o rentabilidad por cliente.
Goal360 permite automatizar procesos clave de la operativa diaria para que el equipo dedique su tiempo a tareas que realmente aporten valor.
3. Elimina la multitarea
Hacer varias cosas a la vez es uno de los mayores enemigos del rendimiento. Cada vez que cambias de tarea, tu cerebro necesita un tiempo de adaptación, lo que provoca una pérdida de eficiencia.
La solución es agrupar tareas similares (bloques de trabajo) y trabajar en ellas sin interrupciones. Por ejemplo:
-
Dedicar una franja horaria diaria solo a responder emails.
-
Reservar dos horas semanales para revisar novedades normativas.
-
Agrupar la gestión de documentación en una sola franja horaria.
4. Controla el tiempo real de trabajo
Saber cuánto tiempo se dedica a cada cliente o tipo de tarea es esencial para detectar fugas de tiempo. Muchas asesorías subestiman el tiempo que consumen tareas pequeñas, como llamadas, correcciones o esperas. Deberías registrar tiempos por tarea y por cliente, y analizar dónde se están perdiendo más minutos de los necesarios.
5. Centraliza la información
Tener que buscar documentos en diferentes carpetas, leer emails perdidos o repetir una conversación porque no quedó registrada… Todo eso suma minutos y resta concentración.
Una buena plataforma de gestión centraliza toda la información: tareas, documentos, tiempos, comunicaciones con clientes. Así, cualquier persona del equipo accede fácilmente a lo que necesita sin perder tiempo.
6. Evita interrupciones constantes
Notificaciones, llamadas, mensajes… Cada interrupción rompe el ritmo de trabajo. Establece normas internas para reducirlas:
-
Silenciar notificaciones durante los bloques de trabajo.
-
Usar canales definidos para la comunicación interna (y evitar el WhatsApp).
-
Tener un horario específico para reuniones y consultas internas.
7. Digitaliza los procesos
Los procesos en papel, las firmas manuales o los trámites presenciales generan retrasos innecesarios. Digitalizar procesos no solo es más rápido, sino más seguro y trazable, además permite digitalizar toda la operativa de tu asesoría: desde la recepción de documentación hasta el seguimiento de tareas o la comunicación con clientes.
Beneficios de una mejor gestión del tiempo
Adoptar estos hábitos y herramientas tiene un impacto directo en la calidad del trabajo y la satisfacción del equipo:
-
Se gana entre 1 y 2 horas diarias por persona.
-
Se reduce el estrés operativo.
-
Se mejora la atención al cliente.
-
Se liberan recursos para pensar en mejoras, captación o innovación.
-
Se logra un mejor equilibrio entre vida personal y profesional.
Ganar tiempo en una asesoría no es cuestión de suerte, sino de organización, herramientas y enfoque. Cada minuto que recuperas es una oportunidad para crecer, innovar o simplemente vivir con menos presión.
En Goal360 trabajamos para ayudarte a optimizar cada proceso de tu despacho. Si quieres saber cómo podemos ayudarte a ganar horas cada día, habla con nosotros.